CAPÍTULO 8.3

ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE PENSIONES DE JUBILACION E INVALIDEZ

ADMINISTRACIÓN  DE  FONDO  DE  PENSIONES  DE JUBILACIÓN E INVALIDEZ

Estatuto Financiero

[3–0571] Art. 183. Operaciones autorizadas.

(…)

  1. Administración de Fondos de Pensiones de Jubilación e Invalidez. Las entidades aseguradoras podrán administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez, previa autorización de la Superintendencia Bancaria, la cual se podrá otorgar cuando la sociedad acredite capacidad técnica de acuerdo con la naturaleza del fondo que se pretende administrar.

Para el efecto las entidades aseguradoras deberán observar lo dispuesto en el Capítulo VI, Parte Quinta  del presente Estatuto.

REGLAS RELATIVAS A LAS SOCIEDADES QUE ADMINISTRAN FONDOS DE PENSIONES

Estatuto Financiero

[3–0572] Art. 168. Reglas relativas a las sociedades que administran fondos de pensiones.

  1. Sociedades con capacidad de  administrar  fondos de pensiones. Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez sólo podrán ser administrados por sociedades fiduciarias y compañías de seguros, previa autorización de la Superintendencia Bancaria, la cual se podrá otorgar cuando la sociedad acredite capacidad técnica de acuerdo con la naturaleza del fondo que se pretende administrar.
  2. Condiciones para la administración de varios fondos. La Superintendencia Bancaria podrá autorizar a una sociedad para administrar varios fondos de pensiones de jubilación cuando la naturaleza de los planes de pensiones lo exija y siempre que no se pongan en peligro los intereses de los partícipes de los diversos planes y fondos.
  3. Definición. Constituye un fondo de pensiones el conjunto de bienes   resultantes de  los aportes de los partícipes y  patrocinadores  del mismo y sus  rendimientos,  para  cumplir  uno o varios planes  de  pensiones de jubilación e invalidez.
  4. Vigilancia. Corresponde a la Superintendencia Bancaria ejercer la inspección y vigilancia sobre las sociedades que administran fondos de pensiones de jubilación e invalidez para que dicha administración se ajuste a lo dispuesto por la Constitución, la ley, los reglamentos del fondo y los planes de pensiones.
  5. Autonomía del fondo  de  pensiones. Los fondos de pensiones son patrimonios autónomos y, en consecuencia, sólo responderán por las prestaciones derivadas de los planes correspondientes sin quedar vinculados por las obligaciones de la sociedad administradora y sin que los bienes que los componen formen parte de la masa de la quiebra de dicha sociedad en los términos del numeral 8. del artículo 1962 del Código de Comercio.

Salvo lo dispuesto en el plan de pensiones la entidad o entidades patrocinadoras no responderán por las prestaciones a cargo del fondo.

Los bienes que forman el fondo de pensiones no podrán ser embargados por los acreedores de la entidad patrocinadora, de los partícipes o de los beneficiarios.

Los acreedores de los beneficiarios sólo podrán embargar las prestaciones provenientes de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez en las condiciones fijadas por el numeral 4. del artículo 169 del presente Estatuto.

  1. Información financiera del  fondo  de  pensiones. Trimestralmente las sociedades administradoras deberán elaborar los estados financieros del fondo  respectivo, certificados por el revisor fiscal designado a tal efecto por la comisión de control del fondo. Anualmente se elaborará además, una memoria de la administración y un informe de valuación actuarial sobre el desarrollo del plan o planes de pensiones de jubilación e invalidez y la suficiencia de los sistemas actuariales y financieros. Estos documentos serán sometidos a la aprobación de la comisión de control del fondo y a la autorización de la Superintendencia Bancaria. Una vez aprobados y autorizados se enviará copia de los mismos a la dirección registrada de cada partícipe dentro del plazo que señale la Superintendencia Bancaria.

La Superintendencia Bancaria podrá exigir que los documentos a que se refiere este numeral se elaboren con una periodicidad mayor y que se publiquen en un diario de amplia circulación nacional.

CONSTITUCIÓN Y RÉGIMEN GENERAL DEL FONDO

Estatuto Financiero

[3–0573] Art. 169. Constitución y régimen general del fondo.

  1. Constitución. Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez se constituirán, previa autorización de la Superintendencia Bancaria, por escritura pública, la cual se inscribirá en el registro mercantil del domicilio de la sociedad administradora.

La escritura de constitución deberá contener:

  1. La denominación social y el domicilio de las sociedades administradora y depositaria;
  2. La denominación del fondo de pensiones de jubilación e invalidez;
  3. El objeto del fondo;
  4. Las condiciones para sustituir las sociedades administradora o depositaria;
  5. El reglamento de funcionamiento del fondo, que contendrá, por lo menos, las siguientes especificaciones:
  • La política de inversiones de los recursos del fondo y las facultades que al respecto tendrá la sociedad administradora;
  • Los  sistemas  actuariales  que pueden utilizarse en los planes de pensiones de jubilación e invalidez;
  • La comisión que haya de pagarse a la sociedad administradora;
  • Los  gastos a cargo  de  la sociedad administradora y de la sociedad depositaria;
  • La composición, atribuciones  y reglas de funcionamiento de la comisión de control del fondo;
  • Las normas para modificar el reglamento del fondo, y
  • Las  causas  de disolución y las reglas de liquidación del fondo.
  1. Entidad patrocinadora, partícipes y beneficiarios. Son entidades patrocinadoras del fondo de pensiones aquellas empresas, sociedades, sindicatos, asociaciones o gremios que participan en la creación o desarrollo del plan. Son partícipes todas aquellas personas naturales en cuyo interés se crea el plan. Son beneficiarios aquellas personas naturales que tienen derecho a percibir las prestaciones establecidas en el plan.
  2. Carácter no laboral de los aportes. Los aportes de las entidades patrocinadoras no constituyen salario y no se tomarán en cuenta para liquidar prestaciones sociales.

Las prestaciones percibidas en virtud del plan son independientes del régimen de Seguridad Social y de cualquier otro régimen pensional.   En consecuencia, salvo lo dispuesto en materia tributaria, no les serán aplicables las reglas previstas para pensiones de jubilación, vejez o invalidez.

  1. Inembargabilidad de las prestaciones provenientes del fondo. Las prestaciones provenientes de fondos de pensiones de jubilación e invalidez son inembargables en una cuantía equivalente a ocho (8) salarios mínimos en el período por el cual se hace el pago de la prestación.

No obstante lo anterior, dichas prestaciones serán embargables cuando se trate de alimentos debidos por ley.

  1. Sustitución de la sociedad  administradora. Podrá sustituirse a la sociedad que administre un fondo de pensiones en los siguientes casos:
  • Decisión de la comisión de control del fondo de pensiones de jubilación e invalidez, la cual designará la entidad que ha de reemplazarla. Hasta tanto la comisión de control no designe la nueva sociedad administradora, la anterior continuará en el ejercicio de sus funciones;
  • Renuncia de la sociedad administradora por las causas previstas en el reglamento del fondo. Esta renuncia no producirá efectos antes de dos años contados a partir de la fecha de su comunicación. La Superintendencia Bancaria podrá exigir a la sociedad renunciante que otorgue las garantías necesarias para responder por sus obligaciones, y
  • Solicitud de la sociedad administradora previa aceptación de la comisión de control del fondo y presentación de la entidad que deba reemplazarla.   En este caso, la comisión de control podrá exigir las garantías necesarias para responder por el cumplimiento de las obligaciones de la sociedad administradora.
OPERACIONES DEL FONDO

Estatuto Financiero

[3–0574] Art. 170. Operaciones del fondo.

  1. Inversiones autorizadas. Los recursos de los fondos de pensiones de jubilación o invalidez se invertirán en:
  • Valores emitidos o garantizados por la Nación, los Departamentos, los Municipios, el Banco de la República o el Fondo Nacional del Café;
  • Acciones o bonos inscritos en una bolsa de valores, en no menos del diez por ciento (10%) del activo total del fondo;
  • Valores emitidos por los establecimientos financieros sometidos a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria;
  • Inmuebles urbanos, previa autorización de la comisión de control del fondo, y cédulas hipotecarias;
  • Depósitos en cuentas corrientes o de ahorros en bancos o corporaciones de ahorro y vivienda;
  • (Literal modificado por el artículo 59 de la Ley 1328 de 2009) Derechos en carteras colectivas y fiducias de inversión administradas por sociedades fiduciarias, en las condiciones que determine el Gobierno Nacional, y
  • (Literal modificado por el artículo 59 de la Ley 1328 de 2009) Otros valores que ofrezca el mercado en las condiciones que autorice el Gobierno Nacional.
  1. Inversiones en acciones y bonos. Las inversiones en acciones y bonos sólo podrán realizarse cuando éstos se encuentren inscritos en una bolsa de valores y por conducto de la respectiva bolsa. Sin embargo, cuando se trate de adquisición en el mercado primario será suficiente que los títulos estén inscritos en una bolsa de valores.
  2. Inversiones en entidades patrocinadoras y sus vinculadas. Salvo autorización de la Superintendencia Bancaria, previo concepto de la Superintendencia de Valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez no podrán invertir en títulos emitidos por la sociedad patrocinadora, su matriz o sus subordinadas.

Tampoco podrán realizar otras operaciones con las entidades mencionadas en el inciso anterior sin previa autorización de la Superintendencia Bancaria.

  1. Inversiones forzosas. Los fondos de pensiones no estarán sujetos al régimen de inversiones forzosas previstos para las sociedades que los administren. En consecuencia, el monto de los aportes al fondo de pensiones no se tomará en cuenta para determinar la cuantía de las inversiones forzosas de las mismas.
PROHIBICIONES Y LIMITACIONES

Estatuto Financiero

[3–0575] Art. 171. Prohibiciones y limitaciones.

  1. Limites de inversión. Las inversiones de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez están sujetas a los siguientes límites:

 

  • No se podrá invertir más del diez por ciento (10%) del activo total del fondo en acciones de una sola sociedad;
  • No se podrá invertir más del diez por ciento (10%) del activo total del fondo en valores diferentes a acciones emitidas por una sola sociedad;
  • No se podrá invertir en acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de una sociedad que excedan el diez por ciento (10%) del número de acciones o el diez por ciento (10%) del número de bonos obligatoriamente convertibles en circulación, respectivamente, y
  • No se podrá invertir en valores emitidos por sociedades que sean matrices y subordinadas unas de otras o subordinadas de la misma matriz, más del veinte por ciento (20%) del activo total del fondo.
  1. Determinación y exoneración del cumplimiento de los porcentajes de inversión. El Gobierno podrá establecer porcentajes mínimos y máximos de inversión en cada una las categorías indicadas en el numeral 1. del artículo 170, o aumentar el porcentaje mínimo señalado por la letra b. del numeral 1. del mismo artículo.

Cuando las condiciones del mercado de valores lo exijan, la Superintendencia Bancaria previo concepto de la Superintendencia de Valores, podrá exonerar temporalmente a los fondos de pensiones de jubilación e invalidez de cumplir alguno de estos límites máximos o mínimos.

  1. Operaciones prohibidas. Las  sociedades  que administren fondos de pensiones no podrán realizar las siguientes operaciones e inversiones en  el manejo del fondo que administran:
  • Los bienes que integran el fondo, salvo para garantizar los créditos otorgados para la adquisición de valores de que trata la letra e. del presente numeral;
  • Invertir en valores emitidos por la sociedad administradora, por sus matrices o por sus subordinadas;
  • Invertir en valores emitidos por sociedades en las que sea representante legal o socio principal el representante legal de la sociedad administradora;
  • Invertir en valores emitidos por sociedades en las que sea representante legal alguno de los socios principales de la sociedad administradora;
  • Obtener créditos para  la realización de las operaciones del fondo, salvo para adquirir valores en el mercado primario con recursos de las líneas especiales creadas por el Banco de la República con el objeto de fomentar la capitalización y democratización de sociedades anónimas;
  • Llevar a cabo prácticas inequitativas o discriminatorias con los partícipes;
  • Realizar operaciones entre  los  diversos  fondos  que administre;
  • Realizar operaciones, distintas a la celebración del contrato de mandato, con su matriz, sus subordinadas, las subordinadas de su matriz, sus administradores o socios principales;
  • Realizar operaciones, distintas a la celebración del contrato de mandato, con sociedades en las que sea representante legal o socio principal el representante legal de la sociedad administradora, y
  • Realizar operaciones, distintas a la celebración del contrato de mandato, con sociedades en las que sea representante legal alguno de los socios principales de la sociedad administradora.

Parágrafo.– Para los efectos de la presente norma se entiende por socio principal aquel que sea titular de más del veinte por ciento (20%) del capital social.

ASPECTOS FINANCIEROS

Estatuto Financiero

[3–0576] Art. 172. Aspectos financieros.

  1. Garantía de la sociedad administradora por su gestión. El patrimonio de la sociedad administradora del fondo de pensiones será garantía de la correcta administración del mismo.

Los créditos que tengan los partícipes en un plan de pensiones contra el fondo o la sociedad administradora, por causa o razón del desarrollo del plan, tendrán la preferencia que la ley concede a los créditos laborales.

Garantía de la gestión. La Superintendencia Bancaria podrá exigir a la sociedad administradora la constitución de garantías para responder por la correcta administración del fondo.

  1. Custodia de los valores del fondo. Los valores que integran el fondo de pensiones de jubilación e invalidez deberán ser entregados en depósito a un banco o a otra entidad facultada legalmente para recibir depósitos de valores. La sociedad administradora no podrá tener la calidad de depositaria de los valores del fondo que administra.
NORMAS REGULADORAS DE LOS PLANES DE PENSIONES

Estatuto Financiero

[3–0577] Art. 173. Normas reguladoras de los planes de pensiones.

  1. Definición de Plan de pensiones. Es un acuerdo por el cual se establece la obligación de contribuir a un fondo de pensiones de jubilación e invalidez y el derecho de las personas, a cuyo favor se celebra, de percibir una prestación en la forma prevista por este estatuto.

Las prestaciones establecidas en un plan de pensiones de jubilación e invalidez podrán consistir en el pago de un capital o de una renta temporal o vitalicia por causa de vejez, invalidez, viudez u orfandad.

  1. Clases de planes. Los planes de pensiones de jubilación e invalidez pueden ser:
  • De prestación definida: Aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de las prestaciones a percibir por los beneficiarios;
  • De contribución definida: Aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de los aportes de las patrocinadoras y, en su caso, de los partícipes en el plan, y
  • Mixtos: Aquellos cuyo objeto es simultáneamente la cuantía de las prestaciones y de los aportes.

Los planes de pensiones de jubilación e invalidez pueden ser también:

  • Abiertos: Aquellos a los cuales puede vincularse como partícipe cualquier persona natural que manifieste su voluntad de adherir al plan, o
  • Institucionales: Aquellos de los  cuales sólo pueden ser partícipes los trabajadores o los miembros de las entidades que los patrocinen.
  1. Determinación de los planes de pensiones. Los planes de pensiones de jubilación e invalidez se establecerán mediante sistemas actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.
  2. Contenido del plan. En todo plan de pensiones de jubilación e invalidez deberá estipularse:
  • Las condiciones de admisión de los partícipes;
  • El monto del aporte de la patrocinadora y, si es del caso de los partícipes;
  • Las reglas para el cálculo de las prestaciones y, si éstas son reajustables, los mecanismos de reajustes;
  • Las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe;
  • Los derechos del partícipe en caso de retiro del plan antes del cumplimiento de las condiciones previstas para tener derecho a las prestaciones establecidas en el mismo;
  • Los demás derechos  y  obligaciones de los partícipes;
  • Las reglas para  trasladar los derechos consolidados del partícipe a otro plan;
  • El fondo de pensiones a través del cual se desarrollará el plan de pensiones;
  • Las causas de terminación del plan y las reglas para su liquidación;
  • Las reglas para modificar el plan, y
  • Las demás estipulaciones que determine la Superintendencia Bancaria.
  1. Valuación actuarial. Los  planes  deberán  ser revisados anualmente por un actuario quien presentará una valuación actuarial sobre su desarrollo y el cumplimiento futuro de las prestaciones.

Si, como consecuencia de dicha valuación, fuere necesario efectuar ajustes, éstos se someterán a consideración de la comisión de control del fondo, prevista en el numeral 1. del artículo 174 del presente Estatuto, para que ésta, de acuerdo con lo establecido en el plan, proponga las modificaciones necesarias que deberán ser autorizadas por la Superintendencia Bancaria.

  1. Transferencia entre planes. Los planes de pensiones de jubilación e invalidez establecerán las condiciones en las cuales sus partícipes podrán solicitar que las sumas acreditadas a su favor se transfieran a otro plan de pensiones, sin que para efectos fiscales ello implique un ingreso constitutivo de renta o ganancia ocasional.
  2. Pensiones a cargo de sociedades disueltas. Sin perjuicio de las alternativas establecidas en el artículo 246 del Código de Comercio, cuando una sociedad disuelta esté obligada a pagar pensiones de jubilación, podrá contratar un plan de pensiones de jubilación e invalidez para que, con los recursos del fondo de pensiones de jubilación e invalidez, se atienda el pago periódico de las mismas.
  3. Autorización previa de la Superintendencia Bancaria. Todo plan de pensiones de jubilación e invalidez debe ser autorizado por la Superintendencia Bancaria. A la solicitud respectiva se acompañará el estudio actuarial que respalde el plan.
CONTROL DEL FONDO DE PENSIONES

Estatuto Financiero

[3–0578] Art. 174. Control del fondo de pensiones.

  1. Comisión de control del fondo. Respecto de cada fondo de pensiones de jubilación e invalidez existirá una comisión de control que estará integrada por representantes de las entidades patrocinadoras y de los partícipes, estos últimos tendrán la mayoría de votos.

La comisión de control decidirá por la mayoría de los votos de sus integrantes.

  1. Funciones de la comisión de control del fondo.  Corresponde a la comisión de control del fondo de pensiones de jubilación e invalidez :

 

  1. Verificar el cumplimiento  del reglamento del fondo de pensiones de jubilación e invalidez y de los planes vinculados al mismo;
  2. Remover al actuario y designar la persona que ha de reemplazarlo;

 

  1. Nombrar el Revisor Fiscal del fondo;

 

  1. Autorizar los actos que, de conformidad con el reglamento del fondo, requieran su aprobación;
  • Prohibir la realización de cualquier acto que, a su juicio, comprometa los intereses de los partícipes;
  • Decidir sobre la sustitución de las sociedades depositaria y administradora;
  • Aprobar  nuevos  planes  de  pensiones a desarrollarse a través del fondo de pensiones de jubilación e invalidez;
  • Aprobar los estados financieros del fondo de pensiones de jubilación e invalidez, el informe de la sociedad administradora y el estudio de valuación actuarial;
  • Cuando las circunstancias lo exijan, designar las personas que deban representar judicial o extrajudicialmente los intereses de los partícipes frente a la sociedad administradora, y
  • Las demás que le señale el reglamento del fondo.
  1. Facultades de la comisión de control del fondo. Para el cumplimiento de sus funciones la comisión de control del fondo podrá inspeccionar en cualquier tiempo la contabilidad del mismo y requerir cualquier información sobre su administración.
  2. Convocatoria de la comisión de control. La Superintendencia Bancaria podrá convocar la comisión de control del fondo cuando en la administración del fondo o en la ejecución del plan, se presenten irregularidades o circunstancias extraordinarias que puedan comprometer los intereses de los partícipes. La comisión adoptará las medidas que sean del caso.
INTERVENCIÓN, DISOLUCIÓN, LIQUIDACIÓN O QUIEBRA DE LOS FONDOS DE PENSIONES Y DE LAS SOCIEDADES QUE LOS ADMINISTRAN

Estatuto Financiero

[3–0579] Art. 175. Disposiciones  relativas  a  la intervención, disolución, liquidación o quiebra de los fondos de pensiones y de las sociedades que los administran.

  1. Intervención administrativa de la administradora o la depositaria al fondo de pensiones. En caso de intervención administrativa de la sociedad administradora o de la depositaria, la Superintendencia Bancaria, previo concepto de la comisión de control del fondo, podrá disponer que el fondo o los valores que lo integran sean entregados a otra sociedad administradora o depositaria.

Si se presentan las causales de intervención administrativa previstas por la ley únicamente respecto de la administración de un fondo de pensiones, la Superintendencia Bancaria podrá limitar su intervención a dicho fondo y disponer, cuando sea del caso y previo concepto de la comisión de control, que el mismo se entregue a otra sociedad administradora.

  1. Concordato, concurso, quiebra o liquidación de la entidad patrocinadora. En caso de concordato, concurso, quiebra o liquidación de la entidad patrocinadora o de alguna de ellas cuando sean varias, los pasivos para con los fondos de pensiones de jubilación e invalidez estarán sometidos al régimen de los pasivos laborales.

Los planes de pensiones deberán establecer los derechos de los partícipes en los casos de quiebra, liquidación o mora de la entidad patrocinadora en el pago de sus aportes.

  1. Disolución y liquidación del fondo de pensiones. Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez se disolverán y liquidarán en los siguientes casos:
  • Los que establezca el reglamento;
  • Cuando la sociedad administradora sea objeto de liquidación y en un plazo de un año no se haya designado la entidad que haya de reemplazarla, y
  • Cuando en los eventos previstos en las letras a. y b. del numeral 5. del artículo 169 del presente Estatuto, en un plazo de dos (2) años no se haya designado la entidad que ha de reemplazar a la sociedad administradora.

Para liquidar un fondo de pensiones de jubilación e invalidez la Superintendencia Bancaria podrá exigir que por la sociedad administradora se constituyan las garantías necesarias para responder las prestaciones causadas.

[3–0580 a 3–0583] RESERVADOS

ADMINISTRACIÓN DE FONDO DE PENSIONES E INVALIDEZ

Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera (Reemplaza a la Circular Externa 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria), modificado por la Circular Externa 008 de 2021

[3–0584] PARTE II, TIT IV, CAP II, NUM 4, SUBNUM 4.2. Administración de fondos voluntarios de pensión.

Las entidades aseguradoras que, de acuerdo con lo dispuesto en el Libro 42 a la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, estén autorizadas para administrar fondos voluntarios de pensión deben atender las instrucciones incorporadas en el Capítulo VI del Título III de la Parte II de la presente Circular.

DISPOSICIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE PLANES DE PENSIONES VOLUNTARIAS

Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera (Reemplaza a la Circular Externa 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria), modificada por la Circular Externa 08 de 2021 de la Superintendencia Financiera.

[3–0585] PARTE II, TÍT III, CAP VI.

  1. CONSIDERACIONES GENERALES

Las reglas contenidas en el presente capítulo y sus anexos son aplicables a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, a las sociedades fiduciarias y a las compañías de seguros autorizadas para administrar fondos voluntarios de pensión (en adelante, “FVP”).

  1. REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FVP.

Para la autorización por primera vez de un reglamento de FVP, el representante legal de la sociedad administradora debe acreditar los requisitos señalados en el artículo 2.42.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 mediante certificación, para lo cual tendrá que considerar como mínimo los siguientes aspectos:

2.1. Infraestructura administrativa, operativa y humana

Las sociedades administradoras de FVP deben contar con los procesos, los recursos físicos y humanos adecuados para adelantar la gestión comercial, operativa, financiera, jurídica, administrativa, de gestión de riesgos y de control interno, entre otros.

Sin perjuicio de lo anterior, los FVP deben tener, como mínimo, los siguientes órganos:

2.1.1. Comité de inversiones

Los comités de inversiones de los FVP deben estar conformados por un número impar de miembros designados por la junta directiva de la sociedad administradora que acrediten conocimiento y experiencia en las respectivas materias.

La junta directiva puede definir que las funciones del comité de inversiones del FVP las desarrollen otros comités existentes o que tengan funciones similares respecto de otros productos, como, por ejemplo, los comités de riesgos y/o inversiones de los fondos de pensiones obligatorias. En estos casos, se entenderá que los miembros de los mencionados órganos formarán parte del comité de inversiones del FVP, independiente de la denominación de los otros comités.

Los requisitos para hacer parte de este comité deben ser determinados y evaluados por la junta directiva de forma previa a la designación de dichos miembros. Los comités deben contar como mínimo con un miembro que cumpla los supuestos de independencia previstos en el parágrafo 2 del artículo 44 de la Ley 964 de 2005. En ningún caso, los miembros independientes podrán tener vínculos laborales con las entidades locales o internacionales del conglomerado financiero al que pertenecen, si aplica, y/o sus vinculados.

En la conformación de los comités se debe garantizar independencia y segregación de roles, de acuerdo con la estructura organizacional de la sociedad administradora. En el caso en que un FVP cuente con más de un comité de inversiones, la sociedad administradora debe establecer las funciones que cada comité cumple respecto de los planes, portafolios y alternativas correspondientes.

Adicionalmente, la junta directiva de la sociedad administradora debe definir las funciones específicas, responsabilidades y la forma en que se documentarán sus decisiones y el reglamento de funcionamiento de los comités de inversiones.

2.1.2. Personal encargado de la negociación de operaciones

Las sociedades administradoras deben contar con el personal requerido para la negociación de las operaciones de los FVP, el cual no tiene que ser de dedicación exclusiva para cada FVP, razón por la cual pueden desarrollar funciones similares en otros negocios de la sociedad administradora. Dicha situación se debe informar en el reglamento del correspondiente FVP, y se deben adoptar políticas y mecanismos para identificar, administrar y controlar los riesgos, y los posibles conflictos de interés que se puedan generar.

Este personal no puede participar en las decisiones de inversión de los FVP, de otros productos o vehículos de inversión administrados o gestionados por la sociedad administradora, como tampoco en la toma de decisiones de inversión y/o celebración de operaciones de la cuenta propia y/o recursos propios de la sociedad administradora.

2.1.3. Personal encargado de los procedimientos operativos

Las sociedades administradoras deben contar con el personal requerido para el desarrollo de los procedimientos operativos de los FVP. Esta función puede ser desarrollada por el personal de la sociedad administradora dedicado a esta labor. En este evento, la sociedad administradora debe definir y gestionar claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento.

2.2. Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo FVP.

2.2.1. Plan informático

En el plan o planes informáticos se describen las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo, redes de comunicaciones, centros de procesamiento de datos, seguridad de la información, planes de contingencia, continuidad operativa, y en general, el ambiente informático a utilizar para la administración, gestión y distribución del respectivo FVP, así como, el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.

2.2.2. Sistemas de información

Los sistemas deben garantizar que la información procesada y generada por ellos cumplen con los principios básicos de seguridad y calidad, y que cuentan con la capacidad para producir los reportes e informes requeridos por la SFC, atendiendo las especificaciones técnicas exigidas para tal fin.

La sociedad administradora debe contar con planes de contingencia y continuidad de la operación para prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en los dispositivos de procesamiento y conservación de información que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información del FVP.

Adicionalmente, se requiere contar con uno o varios sistemas básicos de información para el funcionamiento de los FVP, los cuales deben comprender, como mínimo, los siguientes:

2.2.2.1. Sistema de gestión contable para el reporte a la SFC de la información contable y de cualquier otra información con fines de supervisión de cada portafolio del FVP de manera independiente.

2.2.2.2. Sistema para valorar el FVP y sus portafolios. En los casos en que la valoración no haya sido delegada en un tercero autorizado, se debe incorporar un sistema para valorar de manera periódica cada FVP, los portafolios que los componen y las unidades que representan los aportes de los partícipes y patrocinadores de este. Adicionalmente, este sistema debe contemplar el registro de la remuneración por administración, comisiones, gastos imputables a los FVP, entre otros.

2.2.2.3. Sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información del FVP bajo administración con los demás agentes con los que interactúa la sociedad administradora tales como el custodio, sub-custodios, depósitos centralizados de valores, bolsas de valores, sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, intermediarios del mercado de valores, sistemas de pagos, cámaras de riesgo central de contraparte, proveedores de precios y cualquier otro agente que participe en el proceso.

En adición al inciso anterior, para los portafolios que inviertan directamente a través de operaciones de factoring, en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe contar con sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información con las contrapartes y/o agentes con los que interactúa respecto de la adquisición y/o gestión del portafolio. En todo caso, los portafolios que inviertan indirectamente en este tipo de operaciones deben contar con la información necesaria para administrar los riesgos particulares asociados a las mismas.

2.2.2.4. Sistema para el manejo de los partícipes y patrocinadores, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar: el registro de identificación de los partícipes y patrocinadores, el registro de los aportes y/o retiros, la generación y entrega de información a los mismos, y la notificación de las transacciones realizadas.

2.2.2.5. Sistema o mecanismo para la notificación en línea de las transacciones realizadas por los partícipes y patrocinadores.

2.3. Estructura de control interno

La sociedad administradora debe contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de los procedimientos de la actividad de administración. No se requiere la constitución de un área específica para el cumplimiento de este requisito. Sin embargo, la sociedad administradora debe incluir en su propio sistema de control interno el manual o código de control interno respecto de las actividades de administración de FVP, el cual debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo IV del Título I de la Parte I de la CBJ.

2.4. Códigos de buen gobierno corporativo

La sociedad administradora debe incluir en sus códigos de buen gobierno un aparte dedicado a la administración de FVP, con el objetivo de asegurar que tales actividades se encaminan a la eficiente organización y operación de estos vehículos de inversión.

En este orden, el código de buen gobierno debe establecer que los funcionarios que participen en el desarrollo de las actividades de administración de FVP deben obrar exclusivamente en el mejor interés de los partícipes y patrocinadores. Para el efecto, este código debe estar acorde con las políticas de administración y revelación de los conflictos de interés aprobadas por la junta directiva.

Adicionalmente, en los mencionados códigos de buen gobierno se debe incluir:

2.4.1. Criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los partícipes y patrocinadores de los FVP.

2.4.2. Reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores de los FVP respecto del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como del régimen general de prohibiciones.

2.5. Sistema de gestión y administración de los riesgos

Las sociedades administradoras deben contar con un sistema de gestión y administración de riesgos para los FVP bajo administración, y pueden emplear el que tenga la sociedad administradora para otras líneas de negocios, siempre que reconozca las particularidades de la actividad de los FVP bajo administración, junto con sus reglamentos de funcionamiento y políticas de inversión.

Para efectos de la administración del riesgo de crédito, la sociedad administradora debe incorporar en sus sistemas de gestión y administración de riesgos, los requisitos exigidos en el subnumeral 1.5. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la CBJ.

2.6. Custodia

Las sociedades administradoras de FVP deben contar con una entidad autorizada por la SFC que preste, como mínimo, los servicios obligatorios de custodia de valores para los portafolios de inversión de los FVP bajo administración, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FVP. La actividad de custodia de los valores que conforman los portafolios del FVP se debe realizar según las mismas reglas aplicables a la custodia de los valores que integran los Fondos de Inversión Colectiva. Para ello, la verificación del cumplimiento al que se refiere el parágrafo del artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 se realiza a nivel de cada uno de los portafolios que componen el FVP y sus respectivos prospectos.

Para el caso de la contratación de servicios complementarios o especiales con el custodio de valores, tales como, la realización de la valoración del portafolio o la contabilidad de los FVP, el contrato respectivo debe garantizar que el proveedor de precios para valoración que se utilice sea el que haya sido seleccionado por la sociedad administradora para cada segmento de negocio. Igualmente, en materia de políticas contables, las mismas deben corresponder a las definidas por la sociedad administradora.

Respecto de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe cumplir con las instrucciones establecidas en el subnumeral 1.8.2. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la CBJ.

2.7. Revisión periódica

Las entidades administradoras deben evaluar periódicamente los sistemas, políticas, procedimientos, y códigos en los que se incorporan los requisitos para la administración de FVP, así como el cumplimiento por parte de la entidad, con el fin de identificar fallas que requieran modificaciones en los mismos.

  1. AUTORIZACIONES

3.1. Requisitos para autorizar la constitución de nuevos FVP.

Para la autorización de constitución de nuevos FVP, la sociedad administradora deberá remitir a esta Superintendencia los siguientes documentos:

3.1.1. Modelo del reglamento de funcionamiento del Fondo Voluntario de Pensión, el cual debe cumplir con el contenido mínimo establecido en Libro 42 de la Parte 2 del Decreto y el subnumeral 5.2 del presente Capítulo. En caso de que la sociedad administradora opte por utilizar un modelo de reglamento estandarizado deberá solicitar la autorización mediante el trámite abreviado.

3.1.2. Certificación expedida por el representante legal de la sociedad administradora en el que manifieste que el reglamento de funcionamiento presentado ante la SFC cumple con los requisitos de contenido mínimo establecidos en la regulación aplicable, en especial, el Libro 42 de la Parte 2 del Decreto y el subnumeral 5.2 del presente Capítulo.

3.1.3. Copia del acta de junta directiva de la sociedad administradora mediante la cual se aprobó el modelo de reglamento de funcionamiento.

3.1.4. Certificación expedida por el representante legal de la sociedad administradora en el que manifieste que la sociedad administradora cumple con los requisitos previstos en el artículo 2.42.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y en el numeral 2 del presente Capítulo.

3.2. Modificaciones al reglamento de funcionamiento del FVP en operación

3.2.1. Las reformas del reglamento que no impliquen modificaciones o afectación de los derechos económicos de los partícipes, incluyendo la incorporación de nuevos planes, deberán ser aprobadas previamente por la junta directiva de la sociedad administradora, y no requerirán autorización previa por parte de la SFC, en virtud del parágrafo 1 del artículo 2.42.1.4.7 y el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010.

3.2.2. En todo caso, las sociedades administradoras deben surtir el trámite de autorización previa ante la SFC para las siguientes modificaciones al reglamento:

3.2.2.1. Las modificaciones a la política de inversión del fondo y a la valoración de los activos del fondo.

3.2.2.2. Las modificaciones en las características de los planes de pensión.

3.2.2.3. Las modificaciones a los gastos del FVP o a la remuneración de la sociedad administradora.

3.2.2.4. Cualquier otra modificación de las condiciones previamente aceptadas por los partícipes en el reglamento que afecten de manera directa su derecho de percibir los resultados económicos colectivos que resulten de la gestión de los recursos entregados al FVP.

3.2.3. Para cumplir con el trámite de autorización previa ante la SFC, la sociedad administradora debe remitir los siguientes documentos:

3.2.3.1.Certificación expedida por el representante legal donde manifieste que el reglamento modificado cumple con los requisitos de contenido mínimo establecidos en la regulación aplicable, en especial, el Libro 42 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y el subnumeral 5.2 del presente Capítulo.

3.2.3.2. El nuevo reglamento que incluya la identificación clara de los cambios introducidos frente al reglamento sujeto de modificación.

3.2.3.3. Copia del acta de la junta directiva de la sociedad administradora mediante la cual se aprueba la modificación al reglamento.

3.2.3.4. Proyecto del aviso de publicación en un diario de amplia circulación nacional y de la comunicación dirigida a los partícipes en la forma prevista por el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010.

En caso de que la sociedad administradora opte por utilizar un modelo de reglamento estandarizado deberá solicitar la autorización mediante el trámite abreviado.

  1. ALTERNATIVAS DE INVERSIÓN

Las alternativas de inversión corresponden a estrategias de distribución que agregan portafolios de acuerdo con los objetivos de inversión o perfil de riesgo de los partícipes, de tal forma que estos puedan acceder a los portafolios ofrecidos por la sociedad administradora.

Las sociedades administradoras pueden ofrecer los siguientes tipos de alternativas en desarrollo de la actividad de administración de FVP: (i) alternativas estandarizadas, (ii) alternativas flexibles, y (iii) alternativas autogestionadas.

4.1. Alternativas estandarizadas

Las alternativas estandarizadas corresponden a estrategias de distribución que agregan portafolios seleccionados por la sociedad administradora, y en las cuales se delega en aquella las decisiones respecto de la composición de la alternativa, tales como, la inclusión o exclusión de portafolios y el rebalanceo de la participación de la alternativa en los mismos.

4.2. Alternativas flexibles

Las alternativas flexibles corresponden a estrategias de distribución de portafolios previamente seleccionados por la sociedad administradora según perfiles de riesgo y/u objetivos de inversión, en las cuales los partícipes toman las decisiones respecto de su inversión individual en cada uno de los portafolios que componen la alternativa.

4.3. Alternativas autogestionadas

Las alternativas autogestionadas corresponden a estrategias de distribución de portafolios en las cuales los partícipes toman las decisiones respecto de su inversión individual en cada uno de los portafolios ofrecidos por la sociedad administradora.

  1. MECANISMOS DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN

5.1. Principios generales de revelación de información

5.1.1. Los mecanismos de revelación de información deben cumplir con los principios generales establecidos en el presente subnumeral. De esta manera, la información contenida en los mismos debe estar expresada en forma sencilla, clara y precisa, de tal manera que sea de fácil comprensión para los partícipes y les permita a estos conocer el estado de su inversión. Para el efecto, la sociedad administradora debe en su diseño y remisión:

5.1.1.1. Utilizar palabras de uso común y evitar el lenguaje técnico para las explicaciones y contenidos, a menos que la explicación de los términos técnicos sea incorporada para su comprensión.

5.1.1.2. Utilizar una redacción y estructura concisa en los textos escritos que facilite su lectura y comprensión.

5.1.1.3. Utilizar elementos de diseño, tales como: fuentes, tamaños, colores, diagramación, títulos, y el uso de espacio negativo o en blanco, de tal manera que se logre la comunicación efectiva de los contenidos.

5.1.1.4. Incorporar elementos adicionales que promuevan la comunicación y comprensión efectiva de los contenidos. Para el efecto pueden incluir: gráficas, tablas, infografías, listados, recuadros, íconos, formatos de preguntas y respuestas, y otros elementos visuales, gráficos o de texto en los cuales se agreguen contenidos al documento.

5.1.2. Dentro de los mecanismos de revelación de información diferentes al reglamento, la sociedad administradora debe especificar de manera detallada los parámetros utilizados para determinar el valor de las comisiones, así como, según la alternativa ofrecida, si el cobro se realiza a nivel de alternativa o a nivel de los portafolios que la componen, según lo definido en el reglamento.

5.2. Contenido mínimo de los reglamentos de funcionamiento

Los reglamentos de funcionamiento de los FVP deben contener, como mínimo, la información que para los mismos se incluye en el “ANEXO 3: CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO DEL FUNCIONAMIENTO FVP”.

La información contenida en los Capítulo II “Información y características de los planes” y el Capítulo IV “Entidades Patrocinadoras” respecto de planes institucionales, únicamente puede ser revelada a aquellas personas que cumplan las condiciones de admisión del respectivo plan institucional para preservar su carácter confidencial y reservado.

En esta medida, la sociedad administradora debe mantener dicha información en un anexo aparte del reglamento de funcionamiento del FVP, el cual debe estar a disposición de los partícipes y potenciales participes del respectivo plan institucional.

5.3. Deberes de información en las alternativas

5.3.1. Documento que contenga la descripción general de las alternativas estandarizadas.

Sin perjuicio que en el documento de vinculación señale las condiciones particulares de la inversión, la sociedad administradora deberá contar con un documento que contenga la descripción general de las alternativas estandarizadas, que incluya, como mínimo, la siguiente información:

5.3.1.1. Relación pormenorizada de las comisiones fijas y variables que se cobraran para la respectiva alternativa estandarizada. Para ello, se indicará si el cobro de las comisiones se va a realizar de manera agregada por los portafolios que componen la alternativa estandarizada y/o por la alternativa estandarizada, según lo establecido en el reglamento.

5.3.1.2. El término de duración de la alternativa estandarizada.

5.3.1.3. Las causales y procedimientos para su terminación anticipada.

5.3.1.4. Información sobre el funcionamiento de la alternativa estandarizada, incluyendo, pero sin limitarse, a las reglas y procedimientos para el aporte y redención de recursos por parte de los partícipes.

5.3.1.5. El plan de inversiones de la alternativa estandarizada, el cual deberá incluir los siguientes aspectos:

5.3.1.5.1. Objeto de la alternativa estandarizada.

5.3.1.5.2. Relación de los portafolios que se consideran aceptables para invertir, junto con su diversificación, de conformidad con el objeto de la alternativa estandarizada.

5.3.1.5.3. Información general de los portafolios que componen la alternativa estandarizada.

5.3.1.5.4. Determinación de los límites mínimos y máximos de inversión por portafolio.

5.3.1.5.5. Índice de referencia o benchmark, de acuerdo a las instrucciones del numeral 5.4.5.7. del presente Capítulo.

5.3.1.5.6. Políticas para la recomposición y rebalanceo de los portafolios en atención al objeto de la alternativa estandarizada.

Dicho documento deberá ponerse a disposición de los partícipes que se vinculen a la respectiva alternativa estandarizada y deberá estar publicado en la página web de la sociedad administradora. Adicionalmente, la sociedad administradora deberá suministrarle la ruta de la página web en donde se encuentran disponibles los prospectos y las fichas técnicas de cada uno de los portafolios que componen la alternativa estandarizada.

5.3.2. Alternativas flexibles y autogestionadas

Las sociedades administradoras que opten por ofrecer alternativas flexibles y/o autogestionadas deben suministrar a los partícipes la ruta de la página web en donde se encuentran disponibles los prospectos y las fichas técnicas de cada uno de los portafolios que componen la alternativa seleccionada.

Adicionalmente, las sociedades administradoras deben remitir un documento a los partícipes en el que se les informe las condiciones de su inversión a través de las alternativas seleccionadas. Dicho documento también deberá contener una relación pormenorizada de las comisiones fijas y variables que se cobraran para alternativa seleccionada. Para ello, se indicará si el cobro de las comisiones se va a realizar de manera agregada por los portafolios que componen la alternativa y/o por la alternativa seleccionada, según lo establecido en el reglamento.

5.4. Prospecto de portafolio

De manera previa a su ofrecimiento, las sociedades administradoras deben registrar los nuevos portafolios en el módulo de registro de negocios, en los términos del Capítulo VI Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica. Asimismo la información contenida en el módulo de registro de negocios debe ser actualizada en el caso que se modifiquen los prospectos de un portafolio existente.

Los prospectos de portafolios deben contener, como mínimo, la información que se relaciona a continuación, sin perjuicio de que la sociedad administradora pueda incluir cláusulas adicionales:

5.4.1.Información general del portafolio relacionada a continuación:

5.4.1.1. Identificación del portafolio.

5.4.1.2. Identificación de la sociedad administradora.

5.4.1.3. Vigencia del portafolio.

5.4.2. Identificación del custodio de valores

5.4.3. Descripción general de las opciones de planes a las que pueden acceder, según el tipo de portafolio.

5.4.4. Descripción general de las alternativas de inversión a las que pertenece el respectivo portafolio.

5.4.5. Contenido mínimo de la política de inversión del portafolio.

En el prospecto no se deben volver a incorporar las políticas generales establecidas en el reglamento, sino un desarrollo individualizado de las políticas para cada uno de los portafolios que componen un FVP. La política de inversión de portafolio debe contemplar, como mínimo, los aspectos relacionados en el artículo 3.1.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y aquellos establecidos a continuación:

5.4.5.1. Relacionar cómo la integración de riesgos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG), y climáticos, independientemente de la estrategia utilizada, responden a los objetivos del portafolio. Se entiende por integración de riesgos ASG y climáticos, la incorporación de información sobre los asuntos ASG en su gestión de riesgos de acuerdo con el perfil de riesgo-retorno de las inversiones. Para ello, la sociedad administradora debe mencionar cómo es su aproximación, enfoque o estrategia(s) para la incorporación de estos riesgos.

En caso de no incluir dicha integración, la política de inversión deberá establecer explícitamente las razones por las cuales no se incluye el análisis de dichos riesgos.

5.4.5.2. Indicación si el portafolio tendrá algún nivel de apalancamiento y a través de qué operaciones lo realizará, así como el límite máximo de apalancamiento del portafolio.

5.4.5.3. Políticas para la realización de operaciones de reporto, simultáneas y TTVs.

5.4.5.4. Políticas para la realización de operaciones con instrumentos financieros derivados y productos estructurados, según aplique.

5.4.5.5. Políticas para la realización de operaciones de cobertura, según aplique.

5.4.5.6. Políticas para la realización de operaciones en moneda extranjera o la adquisición de activos en moneda extranjera, así como el límite máximo de exposición cambiaria, según aplique.

5.4.5.7. Índice de referencia o benchmark

Dentro de la política de inversión de cada portafolio, la sociedad administradora deberá definir un índice de referencia o benchmark que permita la comparación de los rendimientos y riesgos del portafolio contra el comportamiento del mercado relevante. Para ello, las sociedades administradoras deben contar con políticas para la elección o construcción de un índice de referencia o benchmark que se ajuste al objetivo de inversión y características del portafolio.

El prospecto de cada portafolio debe incluir una explicación breve de las razones de elección o construcción del índice de referencia o benchmark, junto con la identificación de otras mediciones que permitan evaluar el desempeño del respectivo portafolio. No obstante, si como consecuencia del análisis técnico, la sociedad administradora concluye que no existe un referente apropiado para la elección o construcción del índice de referencia o benchmark, deberá incluir en el prospecto del portafolio un resumen que señale las razones por las cuales no se define el índice de referencia o benchmark para el respectivo portafolio.

5.4.6. Categorización estandarizada.

En el caso que el portafolio haga parte de alguna categorización estandarizada y reconocida por la industria, la sociedad administradora puede mencionar dicha categorización, siempre que incluya en el prospecto del portafolio la remisión a la información necesaria para conocer y entender dicha categorización y su metodología.

5.4.7. Denominación ASG o similares

En los casos en los que a estos portafolios se les asigne una denominación relacionada con algunas de las tres dimensiones de ASG, o bajo nombres, tales como, sostenibles, responsables, o similares, y/o se utilice dicha denominación como estrategia comercial para el ofrecimiento del portafolio, la sociedad administradora deberá justificar de manera clara la asignación de esta denominación, incluyendo la explicación de las estrategias utilizadas. Sin perjuicio de lo anterior, la integración de riesgos ASG y climáticos no es suficiente para justificar la denominación.

5.4.8. Información económica del portafolio

La sociedad administradora deberá incluir la información sobre las comisiones y gastos del portafolio, en los términos que se establecen a continuación:

5.4.8.1. Una relación pormenorizada de las comisiones fijas y las comisiones variables que se cobrarán en el respectivo portafolio, especificando los parámetros que se utilizarán para determinar las comisiones efectivamente cobradas. Dicha información debe ser suficiente para que el partícipe identifique la comisión que se le cobrará a partir de su adhesión y en cualquier momento posterior.

En todo caso, la sociedad administradora debe advertir que, atendiendo a las condiciones particulares de cada partícipe, el cobro de comisiones puede realizarse a nivel de la alternativa seleccionada.

5.4.8.2. Una relación de los gastos asociados al funcionamiento y gestión del respectivo portafolio que puedan afectar la rentabilidad del portafolio y que no se encuentren incluidos en el reglamento de funcionamiento.

5.4.9. Información operativa del portafolio

La sociedad administradora deberá incluir la siguiente información operativa del portafolio:

5.4.9.1 Procedimiento y requisitos para la constitución y redención de unidades de participación en el portafolio.

5.4.9.2. Redención parcial y anticipada de unidades de participación. En caso de que el portafolio tenga un pacto de permanencia, se debe indicar la sanción por retiro anticipado.

5.4.9.3. Canales de atención disponibles para atender a los partícipes y entidades patrocinadoras, incluyendo la indicación de los contratos vigentes de uso de red de oficinas y corresponsalía, cuando a ello haya lugar.

5.4.10. Medios de reporte de información a los partícipes, entidades patrocinadoras y al público en general.

5.5. Informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora

El informe de rendición de cuentas es un mecanismo de revelación de información, a través del cual la sociedad administradora provee a los partícipes explicaciones detalladas y pormenorizadas sobre su gestión y el desempeño de los portafolios. El informe de rendición de cuentas debe seguir los principios generales de revelación de información establecidos en el subnumeral 5.1 del presente Capítulo y debe cumplir con los contenidos mínimos establecidos en los subnumerales 5.5.1 y subsiguientes del presente Capítulo. Adicionalmente, la sociedad administradora podrá presentar un informe de rendición de cuentas por cada una de las alternativas estandarizadas en los términos del presente subnumeral.

5.5.1. Información del desempeño, conformación y riesgos de los portafolios.

El informe de rendición de cuentas debe contener una explicación acerca de las particularidades del portafolio de inversiones de los FVP, los riesgos asociados con éste y el desempeño de sus activos, así como la estrategia empleada por la sociedad administradora ante los movimientos del mercado.

El informe debe incluir información cuantitativa y cualitativa acerca de los cambios materiales en el desempeño financiero de los principales activos y de la rentabilidad del portafolio, así como de los factores o eventos que explican el desempeño del portafolio y de los principales tipos de activos que los componen, de manera tal que los partícipes puedan entender los elementos esenciales que incidieron en el comportamiento de la rentabilidad en el período reportado. La información debe incluir una explicación respecto de los riesgos asociados al portafolio y a las principales clases de activos, incluyendo eventos de materialización de riesgo y las medidas adoptadas por la sociedad administradora ante los mismos.

Adicionalmente, se debe proveer información acerca de la composición del portafolio con relación a los riesgos y los retornos obtenidos y complementar el análisis de la composición del portafolio que se refleja a través de las fichas técnicas. Lo anterior, debe incluir un análisis acerca de su dinámica y porqué se presentaron cambios en el período, cuando se consideren materiales. Se debe informar a los partícipes acerca del cumplimiento de las políticas de inversión y su injerencia dentro de los resultados obtenidos.

La información cualitativa debe incluir indicadores de desempeño y de riesgos asociados con la rentabilidad y la volatilidad. Para tal efecto, las sociedades administradoras pueden utilizar indicadores más complejos que le permitan a los partícipes entender el desempeño y los riesgos del portafolio, tales como expected shortfall, máximum drawdown, VaR, entre otros. La presentación de estos indicadores se debe acompañar con una explicación clara de los mismos.

En el caso de los portafolios cuyo prospecto contemple la posibilidad de realizar operaciones con instrumentos financieros derivados y productos estructurados, o la realización de operaciones de apalancamiento, el informe debe incluir la explicación de las operaciones de esta naturaleza celebradas durante el período de referencia, incluyendo la información que de estas sea necesaria para que los partícipes conozcan y comprendan la naturaleza de los riesgos que están asumiendo.

5.5.2. Desempeño de inversiones con estrategias de inversión con denominación ASG o similares.

En los casos en los que a estos portafolios se les asigne una denominación relacionada con algunas de las tres dimensiones de ASG o bajo nombres, tales como, sostenibles, responsables, o similares, y/o se utilice dicha denominación como estrategia comercial para el ofrecimiento del portafolio, el informe de rendición de cuentas debe incorporar información respecto del impacto de estos factores en el desempeño y composición del portafolio.

5.5.3. Relación pormenorizada de comisiones fijas y variables:

5.5.3.1. La relación pormenorizada de las comisiones fijas y variables cobradas en el respectivo período, para lo cual pueden agregarse en un mismo rubro las comisiones cobradas a varios partícipes por el mismo concepto.

5.5.3.2. El porcentaje efectivamente pagado por comisiones, para lo cual se deben agregar las comisiones fijas y las comisiones variables para el efecto. Las comisiones variables se convertirán en la forma establecida en el reglamento de funcionamiento del FVP para expresarlas como porcentaje del monto de activos administrados.

5.5.3.3. La distribución de porcentajes efectivamente pagados por comisiones reportados en los extractos de cuenta.

5.5.4. Situaciones de conflictos de interés

Reportar las situaciones de conflictos de interés que se hubiesen presentado en el período del respectivo informe, para lo cual se debe incluir las características e información relevante de dichas situaciones, así como las decisiones y acciones adoptadas por los órganos competentes para la gestión de aquellos.

5.5.5. Información financiera del portafolio

El informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora debe estar acompañado de un reporte de los activos que componen cada uno de los portafolios a la fecha de corte de los meses incluidos en el informe. Para el efecto, el documento que contenga la rendición de cuentas de la sociedad administradora debe incluir el vínculo a la página web de la SFC en el cual se puede acceder al mencionado reporte por cada portafolio.

5.5.6. Estados financieros y sus notas

El informe de rendición de cuentas debe incluir el vínculo a la página web de la sociedad administradora en la cual se pueda acceder a los estados financieros del FVP.

5.6. Ficha técnica

La ficha técnica debe implementarse de conformidad con lo establecido en el “ANEXO 2: FICHA TÉCNICA PORTAFOLIOS DE FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS” del presente Capítulo.

La ficha técnica debe actualizarse y publicarse mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes. La fecha de corte de la información será el último día calendario del mes que se está informando. Adicionalmente, se debe mantener en la página web las fichas técnicas correspondientes a los últimos doce (12) meses.

5.7. Extractos

Las sociedades administradoras de FVP deben revelar periódicamente a sus partícipes el estado de su inversión y los movimientos de cuenta en el respectivo FVP. Para ello, el extracto debe ajustarse al contenido mínimo previsto en el “ANEXO 1: EXTRACTOS DE FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS” del presente Capítulo.

Los extractos deben ser remitidos, por lo menos, trimestralmente a los partícipes por el medio previsto en el reglamento de funcionamiento, a más tardar, dentro de los 10 días hábiles siguientes al último día calendario del trimestre que se informa. Adicionalmente, los extractos deben quedar a disposición de los partícipes para su consulta a través de la página web de la respectiva entidad.

5.8. Publicación de información en la página web de la sociedad administradora

La sociedad administradora debe definir los mecanismos para asegurar que la información acerca de la actividad de administración de FVP se encuentre en la página web de la sociedad administradora de manera sobresaliente. Para estos efectos, se debe incluir en la página de inicio de la sociedad administradora un ícono independiente bajo el nombre “FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSIÓN”, en el cual estarán disponibles (i) los reglamentos de funcionamiento, (ii) los prospectos de los portafolios, (iii) las fichas técnicas, (iv) los informes de rendiciones de cuentas, y (v) el documento que contiene la descripción general de las alternativas estandarizadas. Adicionalmente, en los eventos en que la sociedad administradora introduzca modificaciones al reglamento de funcionamiento que impliquen afectaciones en los derechos económicos de los partícipes, en la página web también se debe incluir el aviso que fue publicado en el diario de amplia circulación nacional en cumplimiento con lo establecido en el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010.

En esta misma página web también debe estar disponible un cuadro comparativo con la información detallada de todas las comisiones aplicables a los partícipes, tanto fijas como variables. Para el efecto, se debe identificar el concepto por el cual se realiza el cobro de comisiones, el porcentaje de comisión aplicable y la base sobre la cual se calcula el monto de la comisión, según lo establecido en el reglamento, incluyendo únicamente los valores correspondientes a los máximos establecidos en el reglamento. El cuadro debe ser de fácil comprensión y debe contener toda la información necesaria para que el cliente identifique la comisión que se le cobrará a partir de su adhesión y en cualquier momento posterior.

Dicho cuadro comparativo debe incluir las comisiones efectivamente cobradas en el año inmediatamente anterior, expresadas como porcentaje de los activos administrados, la rentabilidad histórica y la rentabilidad del benchmark expresados en términos de interés efectivo anual del respectivo portafolio del año inmediatamente anterior. Además, debe contener el objetivo de inversión del portafolio.

Adicionalmente, debe estar disponible un hipervínculo que remita a los partícipes y/o potenciales inversionistas a la herramienta de comparación de comisiones habilitada en la página web de esta Superintendencia.

 

[3–0586 y 3-0587] RESERVADOS

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO NACIONAL DE PENSIONES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES – FONPET

NOTA DE FASECOLDA: Por medio de la Ley 549 de 1999 por la cual se dictaron normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se creo el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales y se dictaron normas para el cubrimiento del pasivo pensional de las entidades terirtoriales

CREACIÓN DEL FONPET

Ley 549 de 1999

[3–0588] Art. 3. Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet. Para efectos de administrar los recursos que se destinan a garantizar el pago de los pasivos pensionales en los términos de esta ley, créase el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet, como un fondo sin personería jurídica administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual tiene como objeto recaudar y asignar los recursos a las cuentas de los entes territoriales y administrar los recursos a través de los patrimonios autónomos que se constituyan exclusivamente en las administradoras de fondos de pensiones y cesantías privadas o públicas, en sociedades fiduciarias privadas o públicas o en compañías de seguros de vida privadas o públicas que estén facultadas para administrar los recursos del Sistema General de Pensiones y de los regímenes pensionales excepcionados del Sistema por ley.

En todo caso la responsabilidad por los pasivos pensionales territoriales corresponderá a la respectiva entidad territorial. Por consiguiente, el hecho de la creación del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, de la destinación de recursos nacionales para coadyuvar a la financiación de tales pasivos o de que por disposición legal la Nación deba realizar aportes para contribuir al pago de los pasivos pensionales de las entidades del nivel territorial, no implica que esta asuma la responsabilidad por los mismos.

En dicho Fondo cada una de las entidades territoriales poseerá una cuenta destinada al pago de sus pasivos pensionales. Los valores registrados en las cuentas pertenecerán a las entidades territoriales y serán complementarios de los recursos que destinen las entidades territoriales a la creación de Fondos de Pensiones Territoriales y Patrimonios Autónomos destinados a garantizar pasivos pensionales de conformidad con las normas vigentes.

FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DEL FONPET

Ley 549 de 1999

[3–0588-01] Art. 7. Reglas para el funcionamiento del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales. Para el funcionamiento del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

  1. El Fondo registrará los recursos en cuentas separadas correspondientes a cada entidad territorial.
  2. Los recursos que correspondan a cada entidad se registrarán en su respectiva cuenta.
  3. Dentro de la cuenta asignada a cada entidad territorial, el Fondo asignará subcuentas correspondientes a los diferentes sectores que generan pasivos pensionales que tengan fuentes de financiación específicas.
  4. Los recursos se administrarán a través de Patrimonios Autónomos que constituirá el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Públicas Territoriales en las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, en sociedades fiduciarias o en compañías de seguros de vida que sean seleccionadas a través de un proceso de licitación pública, la cual se adelantará conforme a lo previsto por la Ley 80 de 1993. Para efectos de dicha licitación las cuentas de las entidades territoriales en el Fondo podrán agruparse en la forma que determine el Gobierno con el fin de que se pueda contar con varias entidades administradoras. En todo caso, las entidades deberán cumplir los índices de solvencia que determine el Gobierno Nacional.
  5. La rentabilidad mínima de los Patrimonios Autónomos que se constituyan para la administración de los recursos del Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales será equivalente al promedio ponderado de la rentabilidad generada por todos los patrimonios autónomos participantes, disminuida en el diez por ciento (10%), de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. Los recursos de dichos Patrimonios Autónomos se invertirán teniendo en cuenta las reglas previstas para la inversión de las reservas del régimen de ahorro individual con solidaridad, de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional, con el fin de preservar su rentabilidad y seguridad. En ningún caso los recursos del Fondo podrán destinarse a fines distintos a financiar los pasivos pensionales de las entidades territoriales en los términos y condiciones previstos en esta ley.
  6. Para efectos de establecer la comisión de administración se tendrá en cuenta la rentabilidad del portafolio administrado y se pagará con cargo a los recursos que se transfieran del Presupuesto General de la Nación.
  7. Reglamentado Art. 4° Decreto Nacional 1584 de 2002El Treinta por ciento (30%) de los recursos administrados serán invertidos en Bonos Hipotecarios o que tengan como finalidad la financiación de vivienda, emitidos por los establecimientos de crédito debidamente autorizados para la financiación de vivienda, con el fin de que dichos establecimientos creen líneas de crédito especiales para financiar adquisición de vivienda, de acuerdo con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS ADMINISTRADORES DEL FONPET

Ley 549 de 1999 

[3–0588-02] Art. 18. Inspección, vigilancia y control. La Inspección, vigilancia y control sobre las entidades administradoras de los recursos del Fonpet será ejercida por la Superintendencia Bancaria, la cual velará por el correcto manejo de los recursos administrados. Esta entidad estará en la obligación de informar periódicamente a la opinión pública y mínimo dos (2) veces al año, a través de medios masivos de comunicación, sobre el manejo de los recursos del Fonpet y debe exigir periódicamente a las administradoras de fondos de pensiones y cesantías, sociedades fiduciarias o sociedades de seguros de vida, que administren el patrimonio autónomo de cada órgano, información fidedigna sobre los indicadores financieros, de gestión y de resultado que revelen el correcto manejo y demuestren su sana administración.

REGLAS DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONPET

Decreto 1044 de 2000

[3–0589] Art. 4. Administración de recursos. (Modificado por el artículo 2 del Decreto 1266 de 2001) Para la administración de los recursos del Fonpet se seguirán las siguientes reglas:

  • a) Con anterioridad a la apertura de una licitación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, calculará en forma aproximada, de acuerdo con sus estimativos y proyecciones, el monto de los recursos a administrar, especificando el monto correspondiente a cada uno de los años calendario, teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley 549 de 1999, en cuanto a la causación para cada tipo de recurso. Si estos recursos se han causado con anterioridad a la ejecución del contrato, el ministerio indicará los montos estimados, diferenciándolos de los proyectados para el futuro;
  • b) Las sociedades administradoras de fondos de pensiones, AFP, las sociedades fiduciarias y las compañías de seguros de vida que estén facultadas para administrar los recursos del sistema General de pensiones y de los regímenes excepcionados del sistema por ley, podrán presentar propuestas individuales o conjuntas de administración de patrimonios autónomos del Fonpet, indicando el monto máximo de los recursos que administrarían para cada uno de los años señalados en el pliego de condiciones, tomando en cuenta los datos suministrados en calidad de estimativos y proyecciones, siempre que su margen de solvencia sea suficiente;
  • c) Con fundamento en la adjudicación realizada, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público celebrará con las entidades adjudicatarias contratos de administración de patrimonios autónomos. El total adjudicado será la suma de los montos adjudicados a cada contratista. En la medida en que se reciban los aportes, a cada entidad administradora se le entregará los correspondientes recursos de acuerdo con lo que disponga el respectivo pliego de condiciones, siempre teniendo en cuenta sus márgenes de solvencia. Los recursos que reciba cada administradora se reflejarán en unidades cuyo valor inicial será de mil pesos ($ 1.000). En todo caso, la adjudicación no implicará la obligación de entregar al adjudicatario el monto propuesto por éste, cuando el recaudo efectivo de los recursos sea inferior a lo proyectado;
  • d) Las entidades administradoras podrán recibir recursos adicionales a los asignados según su propuesta, si expresan su voluntad de hacerlo, siempre que su margen de solvencia se lo permita, y con sujeción a las reglas del pliego de condiciones y a los límites previstos en la Ley 80 de 1993, en cualquiera de los siguientes casos:
  1. Los recursos recaudados excedan los estimados y proyectados en una vigencia fiscal.
  2. Alguna de las administradoras durante el contrato presente incumplimiento en su margen de solvencia.
  3. Se produzca la terminación anticipada del contrato de alguna administradora;
RENTABILIDAD MÍNIMA DEL FONPET

Decreto 1044 de 2000, modificado por el Decreto 2948 de 2010

[3–0589-01] Art. 5.-Rentabilidad mínima. (Modificado por el artículo 1 del Decreto 2948 de 2010) Las entidades administradoras deberán obtener una rentabilidad mínima, neta de comisión, que no será inferior al promedio de la rentabilidad generada por todos los patrimonios autónomos participantes en la administración de recursos del FONPET, disminuida en el diez por ciento (10%). El promedio será ponderado por el porcentaje de participación de la entidad administradora en el volumen total de recursos del  FONPET y teniendo en cuenta los límites que en relación con dicha ponderación establezca la Superintendencia Financiera de Colombia.

Para este efecto, la Superintendencia Financiera de Colombia hará la verificación con corte al 31 de marzo, al 30 de junio, al 30 de septiembre y al 31 de diciembre, para períodos de cálculo de los últimos treinta y seis (36) meses.

Mientras los contratistas no hayan alcanzado los treinta y seis (36) meses de administración de recursos del FONPET, la medición tendrá en cuenta un período de cálculo no inferior a tres (3) meses y de allí en adelante incorporará un trimestre adicional hasta completar los treinta seis (36) meses y de allí en adelante se mantendrá el promedio móvil de los últimos 36 meses.

En los eventos en que no haya pluralidad de entidades administradoras de recursos del FONPET, la rentabilidad mínima, no podrá ser inferior a la rentabilidad obtenida por un portafolio de referencia elaborado por la Superintendencia Financiera de Colombia, disminuida en el diez por ciento (10%)

PONDERACIÓN PARA EL CÁLCULO DE LA RENTABILIDAD MÍNIMA DEL FONPET

Circular Externa 38 de 2007 de la Superintendencia Financiera

[3–0589-02] Ponderación para el cálculo de la Rentabilidad Mínima de los recursos del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales – FONPET

Teniendo en cuenta lo previsto en el numeral 5º del artículo 7º de la Ley 549 de 1999, en concordancia con el artículo 5º del Decreto 1044 de 2000, modificado por el artículo 1º del Decreto 2136 de 2004, a continuación se señala a las entidades administradoras de los recursos del FONPET, la fórmula para establecer el límite de ponderación para el cálculo de la rentabilidad mínima.

Para el efecto, el porcentaje de ponderación de cada administradora dentro de la rentabilidad mínima será el promedio simple entre los siguientes dos factores:

  • Factor 1 (m): corresponde al porcentaje de recursos administrados en que participa cada administradora dentro del total de los recursos del FONPET, tomando para esto el promedio de los saldos diarios administrados (patrimonio) durante el período de cálculo.
  • Factor 2 (k): Un factor en función del número de administradoras, determinado así:

Si hay “n” administradoras, el Factor 2 (k) equivale a:



Donde:

k: porcentaje de ponderación para todas las administradoras en el período de cálculo

n: número de administradoras que hacen parte del cálculo

Por lo tanto, el porcentaje de ponderación de cada administradora dentro de la rentabilidad mínima será:

 

 

Si se presentan cambios en el número de administradoras durante el período de cálculo, se aplicará el procedimiento anterior, pero se determinarán tantos porcentajes de ponderación como cambios se hayan presentado. Estos porcentajes de ponderación se determinarán proporcionalmente en función del tiempo y monto de los recursos administrados.