LIBROS DE CONTABILIDAD
APLICACIÓN DEL PUC EN LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria
[2–0522] CAP XIV, NUM 1. Aplicabilidad de las reglas contenidas en los Planes de Cuentas para el Sector Financiero y para el Sector Asegurador en la estructuración de libros de contabilidad.
De conformidad con el literal b) del numeral 4o. del artículo 125 del Decreto 2649 de 2003, las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las actividades propias de cada institución y las cuentas de orden fiduciarias, en este último caso, cuando conforme al régimen legal aplicable a la entidad, sea procedente la realización de negocios fiduciarios, con arreglo a lo prescrito en el artículo 118 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
La contabilidad y los libros en los cuales la misma se registra se estructurarán siguiendo los lineamientos generales descritos en las resoluciones 3600 de 1988, 2300 de 1990 y 5070 de 1991 y sus modificaciones, mediante las cuales se expidieron los planes únicos de cuentas para el sistema financiero, el sector asegurador y las sociedades administradoras de fondos de cesantía.
REGISTRO DE LIBROS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO
Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria
[2–0523] CAP XIV, NUM 2 Registro de libros en las Cámaras de Comercio
Los libros de contabilidad de los establecimientos de comercio que correspondan a los descritos en los numerales 1 y 2 del artículo 125 del Decreto 2649 de 2003 deberán registrarse en la Cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, con identificación de la enseña del correspondiente establecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil, sin perjuicio del cumplimiento del artículo 128 del citado decreto.
Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientos de comercio deberán registrar en la cámara de comercio del domicilio principal un libro resumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una de las cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de manera que este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidad económica que es, cuyo soporte serán los libros llevados de los respectivos establecimientos.
REGISTRO DE LIBROS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO
Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera (Reemplaza a la Circular Externa 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria)
[2–0523–01] PARTE I, TIT IV, CAP I, NUM 2. Registro de libros en las Cámaras de Comercio
De conformidad con el numeral 7 del art. 28 del C. Cio, deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. Igualmente, acorde con el art. 173 del Decreto 019 de 2012, las vigiladas pueden llevar dichos libros en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Decreto 805 de 2013.
OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES
Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria
[2–0524] CAP XIV, NUM 3. Oportunidad para el registro de las operaciones.
Las entidades vigiladas, con excepción de las del sector asegurador, deben registrar sus operaciones a más tardar dentro de los veinte días comunes siguientes al mes de su ocurrencia, vale decir que se entenderá por contabilidad al día aquella que cumpla con lo previsto en el término antes citado.
En lo referente a las entidades usuarias del Plan Único de Cuentas del Sector Asegurador, se entenderá como contabilidad al día aquella cuyas operaciones se registren a más tardar dentro del mes siguiente a aquel en el cual se hubieren realizado, aspecto que será aplicable tanto para estados financieros intermedios, como para los de fin de ejercicio.
En caso de cierre de ejercicio contable el plazo anterior se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte de las operaciones dentro de los términos antes enunciados.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deberán totalizarse al final de los términos señalados, determinando su saldo.
Es conveniente reiterar la obligatoriedad del registro de las operaciones en orden cronológico, de manera que las transacciones de un mes determinado se registren en el mismo mes de corte de las operaciones dentro de los términos enunciados.
REGISTRO DE PRODUCCIÓN DE PRIMAS
[2–0524-01] Carta Circular 143 de 2002 de la Superintendencia Bancaria
Ref. : Registro de producción
Esta Superintendencia ha tenido conocimiento de que algunas entidades aseguradoras están registrando su producción de primas en fecha posterior al inicio de la vigencia de las pólizas de seguros que expiden, aduciendo en algunos casos, que no cuentan con la información respectiva cuando quiera que la póliza es colocada a través de un intermediario de seguros. En consecuencia, esta entidad se permite recordar que para el efecto se deben considerar los principios de contabilidad generalmente aceptados, tales como “esencia sobre forma”, “reconocimiento de los hechos económicos” y “causación”, de que tratan los artículos 11, 47 y 48 del decreto 2649 de 1993, con base en los cuales los hechos económicos realizados deben ser identificados y registrados o revelados formalmente en la contabilidad de acuerdo con su esencia o realidad económica e independientemente de que sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Así, el registro contable de la producción se debe realizar cuando quiera que se celebre el negocio, independientemente de que la expedición de la póliza o el recaudo de la prima haya sido efectuado o no.
De esta forma, tanto las aseguradoras como los intermediarios de seguros se encuentran en la obligación de crear mecanismos de información lo suficientemente oportunos y adecuados que permitan el registro de la producción con fundamento en los principios mencionados.
EXAMEN DE LOS LIBROS
Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria
[2–0525] CAP XIV, NUM 4. Examen de los libros
De conformidad con el artículo 133 del Decreto 2649 de 1993, el examen de los libros, por norma general, se practicará en las oficinas o establecimientos de comercio del domicilio principal de la entidad vigilada, en presencia de la persona designada por la institución para el efecto. Tratándose de libros que se lleven para establecer las operaciones o transacciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento de comercio, la exhibición se efectuará en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las del establecimiento.
LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD
Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria
[2–0526] CAP XIV, NUM 5. Lugares donde debe llevarse la contabilidad.
La contabilidad de los establecimientos de comercio se podrá llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos; en consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de los establecimientos de comercio se llevará en las sucursales, en las agencias o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.
Por consiguiente, no se considera obligación imperativa de ninguna entidad vigilada la de llevar libros de contabilidad a nivel de cada sucursal. La determinación correspondiente se adoptará por cada institución, en función de su propia organización interna, con arreglo en la cual podrá disponerse que la contabilidad se lleve a nivel de agencias, de sucursales que agrupan o no las operaciones de algunos o todas las agencias, de centros contables, o también podrá acudirse a una combinación de los anteriores esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la estructura elegida para registrar la información contable.
En todo caso cualquiera que sea la modalidad por la que se opte deberá preverse la existencia de sistemas o procedimientos que permitan determinar las operaciones que se efectúan en las distintas sucursales y agencias que de éstas dependen, permitiendo mostrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios de cada establecimiento de comercio, bajo la premisa del cumplimiento de las cualidades de la información contable, la equidad y demás normas de contabilidad de aceptación general, de manera tal que en cualquier momento se puedan preparar y presentar estados financieros básicos desagregados por agencias, sucursales, centros contables, dirección general y, por ende, de la entidad vigilada como unidad económica única.
Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia Bancaria, lo cual implica, por lo menos identificar las operaciones por áreas de responsabilidad a nivel de agencias, sucursales, centros contables y dirección general.
De conformidad con los parámetros establecidos en este instructivo, las entidades vigiladas deberán definir el esquema por el que opten e informarán a la Superintendencia Bancaria cualquier cambio que se presente en el mismo con 15 días comunes de anticipación a su aplicación.
CONTROL DE RESERVAS DE SINIESTROS – LIBRO DE REGISTRO DE SINIESTROS
Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera (Reemplaza a la Circular Externa 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria)
[2–0527] PARTE II, TIT IV, CAP II, NUM 2, SUBNUM 2.2.1.1 Control de reservas de siniestros.
Las entidades aseguradoras deben contar con un libro auxiliar en el cual se asienten los datos que soporten los movimientos de la reserva de siniestros y el registro contable del respectivo pasivo. Dicho libro debe ser llevado en forma sistematizada, pudiéndose llevar un libro por cada ramo, área de la entidad o sucursal, aunque siempre de forma centralizada.
En todo caso, la entidad aseguradora debe mantener a disposición de la SFC la siguiente información mínima extraída de dicho libro:
2.2.1.1.1- Número de la póliza, o del contrato si se trata de un negocio aceptado.
2.2.1.1.2- Número de radicación del siniestro.
2.2.1.1.3- Ramo(s) de la póliza o del contrato. Para este efecto se debe utilizar el número del código de los ramos, establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.
2.2.1.1.4- Indicación de si se trata de una póliza expedida de forma directa, en coaseguro o de un negocio aceptado en reaseguro. Para dicho efecto, se deben utilizar los siguientes códigos: PD para las pólizas expedidas directamente y sin coa seguro; AR para los negocios aceptados en reaseguro; CO para pólizas expedidas en coa seguro.
2.2.1.1.5- Nombre del asegurado, tomador y beneficiario.
2.2.1.1.6- Fecha de ocurrencia del siniestro.
2.2.1.1.7- Fecha de aviso.
2.2.1.1.8-. Fecha de presentación de la reclamación en los términos señalados en el art. 1077 C.Cio. (fecha de entrega del último documento).
2.2.1.1.9- Cobertura afectada. Para este efecto se debe utilizar la codificación señalada en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.
2.2.1.1.10- Valor de la pretensión.
2.2.1.1.11- Reserva parte compañía inicialmente constituida.
2.2.1.1.12- Reserva parte reaseguradores inicialmente constituida.
2.2.1.1.13- Ajuste de cada una de las reservas a las que se refieren los subnumerales 2.2.1.1.11 y 2.2.1.1.12- anteriores, si los hubiere.
2.2.1.1.14- Fecha y valor de pago del siniestro.
2.2.1.1.15- Indicación de si el siniestro fue objetado o se encuentra en trámite.
2.2.1.1.16- Razones de objeción, en caso de que a ello haya lugar.
2.2.1.1.17- Indicación de si el siniestro se encuentra en proceso (litigio) o no.
2.2.1.1.18- Valor total de la reserva de siniestros parte compañía y parte re aseguradores.
Tratándose de operaciones de reaseguro aceptado, la aseguradora no está obligada a tener la información de que tratan los literales 2.2.1.1.5, 2.2.1.1.6, 2.2.1.1.7, 2.2.1.1.8, 2.2.1.1.1.15 y 2.2.1.1.16, anteriores.
NO EXISTE OBLIGACIÓN DE REGISTRAR EN CÁMARA DE COMERCIO EL LIBRO DE REGISTRO DE SINIESTROS
[2–0528] Concepto del Comité de Asuntos Jurídicos de Fasecolda de 2003.
1- El libro de registro de siniestros como libro auxiliar del comerciante
El registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio tiene por objeto matricular a los comerciantes y a los establecimientos de comercio, así como inscribir los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. (artículo 26 del Código de Comercio).
Por su parte, el artículo 28 del Código de Comercio señala en su numeral 7 que deben ser inscritos en el registro mercantil: “Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles…”.
Del mismo modo el artículo 59 del Código de Comercio, respecto de los libros de comercio, señala: “…se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.”
A su vez, la Circular Externa 052 de 2002 en lo tocante al Libro de Registro de Siniestros señala: “Las entidades aseguradoras deben contar con un libro auxiliar en el cual se asienten los datos que soporten los movimientos de la reserva de siniestros y el registro contable del respectivo pasivo. Dicho libro puede ser llevado en forma manual o de manera sistematizada, pudiéndose llevar un libro por cada ramo, área de la entidad o sucursal, aunque siempre de forma centralizada.” (destacado fuera del texto)
Dado que el libro de registro de siniestros no está descrito dentro de los libros que deben inscribirse por parte del comerciante, forzoso es concluir que el mencionado libro hace parte de aquellos que se definen como auxiliares ya que estos son necesarios para el entendimiento de los obligatorios.
Adicional mente, el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 126, en lo pertinente dispone: “sin perjuicio de los dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.” (destacado fuera del texto)
De acuerdo con lo expuesto, el concepto del Comité es que, por tratarse de un libro auxiliar (así definido por la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Bancaria), por expresa disposición del artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 este no debe registrarse en la Cámara de Comercio.
2- La eliminación de la obligación del registro del libro de registro de siniestros en la Circular Básica Jurídica.
La Circular Básica Jurídica, antes de la modificación introducida por la Circular Externa 052 de 2002, al referirse al Libro de Registro de Siniestros, en su aparte pertinente, prescribía: “El libro puede ser empastado o llevarse por medio de hojas intercambiables y su registro se hará ante la Cámara de Comercio, el cual deberá mantenerse actualizado y a disposición de la Superintendencia Bancaria de manera permanente”. (destacado fuera del texto)
Con la expedición de dicha Circular Externa, la Superintendencia Bancaria modificó lo relacionado con el mencionado libro en el punto concerniente a su registro en la Cámara de Comercio, como ya se anotó, eliminando dicho requisito.
De la comparación de los textos en cuestión se concluye que la nueva reglamentación prescinde de la obligación de registrar el libro en cuestión por parte de las entidades aseguradoras, con lo cual, desaparece la norma que sustentaría dicha exigencia.
1- Conclusión
Por las razones expuestas en los puntos 1 y 2 de este concepto, la opinión del Comité Jurídico de Fasecolda es que, de conformidad con la normatividad vigente, no existe la obligación de que las Compañías de Seguros registren en la Cámara de Comercio el Libro Radicador de Siniestros.
