MANEJO DE NEGOCIOS DE COASEGURO
Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera (Reemplaza a la Circular Externa 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria)
[2–0663]PARTE II, TIT IV, CAP II, NUM 1.3. Reglas sobre el manejo de negocios de coaseguro.
Para una adecuada gestión de los riesgos propios, los negocios que las entidades aseguradoras lleven en coaseguro deben acogerse al siguiente procedimiento:
1.3.1. Aspectos generales
El registro contable de las operaciones de coaseguro debe respaldarse en las copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder para tal efecto, los cuales constituyen la prueba de dicho asiento.
El pago de comisiones, impuesto a las ventas y retención en la fuente, cuando a ello hubiere lugar, constituyen obligaciones a cargo de la entidad aseguradora líder. Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a la aseguradora líder de cobrarle a las coaseguradoras aceptantes la parte que les corresponda asumir de las comisiones pagadas.
1.3.2. Expedición
Una vez acordadas las condiciones técnicas, financieras y administrativas del negocio, la entidad que actúa como líder debe expedir los respectivos documentos, pólizas, certificados y anexos, y remitir copia de los mismos a las aceptantes del coaseguro dentro de los 5 días hábiles siguientes a tal expedición.
Las coaseguradoras disponen de un plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha de la recepción para pronunciarse sobre los documentos recibidos a fin de devolverlos firmados, objetarlos o solicitar su modificación.
Una vez aceptados y firmados los documentos por las coaseguradoras, la líder dispone de un plazo de 5 días hábiles para entregar a las mismas, las respectivas pólizas, certificados y anexos debidamente formalizados.
1.3.3. Remesa
La aseguradora líder debe elaborar un informe mensual (remesa) que registre la totalidad de negocios en coaseguro a su cargo, de acuerdo con la estructura y remitirlo a cada coasegurador a más tardar el día 20 del mes siguiente o día hábil siguiente, junto con el pago neto, si hay lugar a éste, suscrito por una persona autorizada para el efecto.
La remesa debe tener la siguiente estructura:
1.3.3.1. Informe uno – Informe general: Es el informe general de la remesa, el cual debe incluir los totales de los siguientes rubros: primas pagadas, primas financiadas, salvamentos, otros ingresos, comisiones, gastos de administración, otros egresos, siniestros y valor neto de la remesa.
El valor registrado en otros ingresos y otros egresos debe estar debidamente soportado, es decir, se requiere especificar cada una de las partidas que lo conforman y anexar los documentos pertinentes.
1.3.3.2. Informe dos – Primas recaudadas y comisiones: Comprende una relación detallada de primas y comisiones, la cual debe contener la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, prima pagada, clase de pago (determinando si es total o abono), porcentaje de comisión, valor de la comisión e intermediario, certificado, porcentaje y valor de los gastos de administración. En el caso de recaudo en otras monedas se debe especificar la tasa de cambio del día en que tomador pagó la prima.
1.3.3.3. Informe tres – Siniestros Incurridos: Es un compendio detallado de los siniestros pagados, salvamentos, recobros, reintegros y reservas de siniestros pendientes, el cual debe contener la siguiente información: sucursal, asegurado, ramo, póliza, certificado afectado, número de reclamo de la aseguradora líder, fecha del siniestro, amparos afectados, porcentaje de participación líder, porcentaje de participación coaseguro, valor de la reserva periodo anterior, ajustes de reserva mes actual, número de orden de pago o recibo de caja, valor pagado siniestro, valor pagado gastos siniestro, salvamentos, recobros, reintegros y reserva fin del periodo, entendiéndose que estos valores son los que correspondan al coasegurador aceptante. Para los ramos de autos y vida se requiere incluir en este informe el número de identificación correspondiente.
1.3.3.4. Informe cuatro – Listados de primas emitidas: Debe contener la siguiente información: Sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado, periodo de vigencia, participación, primas, intermediario, porcentaje de participación intermediario, valor asegurado, el porcentaje y valor de los gastos de administración, el porcentaje y valor de la comisión.
1.3.3.5. Informe cinco – Listado de primas anuladas: Debe incluir la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado y valor.
1.3.3.6. Informe seis – Listado de primas pendientes: Debe contener la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado, periodo de vigencia, participación, primas, abonos y saldos.
Los códigos asignados a las entidades aseguradoras para el diligenciamiento de estos informes es el señalado por la SFC mediante el subsistema de trámites.
Para los ramos de seguros se deben utilizar los códigos establecidos en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.
1.3.4. Indemnizaciones
La líder debe atender en un plazo máximo de 5 días hábiles el requerimiento de envío de soportes de siniestros cuando estos lo a meriten.
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