ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

INFORMACIÓN SOBRE LA CONVOCATORIA A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA

Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera (Reemplaza a la Circular Externa 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria)

[2–0124] TIT I, CAP 3, NUM 1. SUBNUM. 1.1. Asamblea General de Accionistas.

Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las disposiciones contenidas en los arts. 181 y siguientes del C.Cio, en especial, las relativas a la realización de las reuniones con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos. De la misma forma, las reglas aplicables a las convocatorias y quórum especiales, como lo dispone el art. 68 y demás reglas de la Ley 222 de 1995, so pena de ineficacia, así como las disposiciones que contienen obligaciones especiales a los emisores de valores, en cuanto sean pertinentes.

En tal virtud, es deber de las entidades vigiladas comunicar a la SFC la fecha, hora y lugar de realización de la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado, o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.

PRONUNICAMIENTO SOBRE ESTADOS FINANCIEROS ANTES DE ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS

[2–0124-01] Decreto 089 de 2008.

Artículo 1. Pronunciamiento sobre estados financieros. Las entidades que se encuentren sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, con excepción de las previstas en artículo 2° del presente decreto, no deberán someter sus estados financieros a dicho organismo para que éste imparta la autorización para su aprobación por parte de las respectivas asambleas de socios o asociados y su posterior publicación.

Artículo 2. Reglas y criterios sobre el pronunciamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre los estados financieros. Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que se encuentren en cualquiera de las siguientes situaciones, deberán someter a ésta sus estados financieros para que dicho organismo imparta la autorización para su aprobación por parte de las respectivas asambleas de socios o asociados y su posterior publicación:

• a) En los casos en que la Superintendencia Financiera de Colombia les haya decretado la medida de toma de posesión o hayan estado sometidas a dicha medida, en parte del respectivo ejercicio contable. Lo anterior no aplica en el caso de una toma de posesión para liquidar, dado el régimen especial que rige ese proceso.
• b) Las que durante el período correspondiente a los estados financieros hayan sido objeto o hayan estado sometidas a alguna de las medidas preventivas consagradas en el artículo 113 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
• c) Aquellas que durante el último año, en consideración a las glosas de la Superintendencia Financiera de Colombia o de la Revisoría Fiscal, hayan debido suspender o modificar la fecha de la asamblea en que debían aprobarse los estados financieros de fin de ejercicio.
• d) Las entidades en las cuales las respectivas asambleas de socios o asociados no hayan podido considerar durante el último año los estados financieros de fin de ejercicio, independientemente de la causa que haya dado origen a esa circunstancia.
• e) Entidades con menos de 3 años de constituidas.
• f) Entidades que durante el período correspondiente a los estados financieros hayan realizado fusiones, escisiones, adquisiciones, cesiones totales o parciales de activos, pasivos y contratos y enajenación de establecimientos de comercio a otra institución, y en general la organización de las instituciones financieras prevista en el artículo 71 numeral 3° del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
• g) Entidades respecto de las cuales la Superintendencia Financiera de Colombia, por medio de decisiones particulares y en consideración a las condiciones que a continuación se señalan, así lo disponga: i) Cuando circunstancias especiales sugieran un eventual deterioro de los activos de la entidad o de los administrados por ésta. ii) Cuando en el transcurso del respectivo ejercicio contable la Superintendencia Financiera de Colombia haya ordenado correcciones o ajustes a los estados financieros o la constitución de provisiones sin que a la fecha de corte del respectivo ejercicio se hayan efectuado. iii) Cuando la entidad no haya reportado oportunamente la información que está obligada a enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia o existan inconsistencias o serias dudas sobre su razonabilidad. iv) Cuando la entidad no haya dado solución satisfactoria a las observaciones y glosas formuladas por la Superintendencia Financiera de Colombia respecto de los estados financieros intermedios del respectivo ejercicio. v) Cuando las circunstancias del mercado puedan incidir desfavorablemente en una o varias áreas de negocios de las instituciones vigiladas.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS PARA ASAMBLEA

Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria, modificada por la Circular Externa 004 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia

[2–0125] CAPI IX. NUM. 2.1 Presentación de documentos para asamblea.

Las entidades que de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 089 de 2008 no estén obligadas a someter sus estados financieros a la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia también deberán preparar la información de asamblea señalada en el presente numeral y mantenerla a disposición de esta entidad e informarán a esta Superintendencia, con por lo menos treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la Asamblea o Junta de Socios el orden del día, la fecha, hora y lugar en que se adelantará la correspondiente reunión.

Las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008 deben remitir y radicar, en lo que resulte pertinente de acuerdo con su naturaleza, la información requerida en el presente numeral, con por lo menos treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la Asamblea de Accionistas, Junta de Socios o Asamblea de Asociados, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

Para las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008 el término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de la información de asamblea, comienza a correr desde el día en que  se reciba en su totalidad la información requerida una vez confrontada con la Proforma F.0000-83 – Lista de Chequeo – Reporte de Información Estados Financieros de Fin de Ejercicio. En relación con las sociedades comisionistas, proveedores de infraestructura, órganos de autorregulación y sistemas de pago de bajo valor, se tendrá en cuenta para la confrontación respectiva, en lo que resulte pertinente, la información prevista en dicha proforma para los establecimientos bancarios. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicarán que esta Superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros de las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008.

[2–0126 a 2–0130] RESERVADOS

DIA DE CELEBRACIÓN DE LA ASAMBLEA

[2–0131] Concepto  OJ–155 de 1984 de la Superintendencia Bancaria.

Se solicita concepto de esta oficina acerca de la interpretación que debe darse al Artículo 422 del Código de Comercio respecto a si realizada la convocatoria a Asamblea General Ordinaria de Accionistas dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, es posible efectuar la reunión con  posterioridad   al primer  día hábil del mes de abril, o si por el contrario, se entiende ese primer día hábil como fecha límite para realizar la asamblea, ya sea por convocatoria o por derecho propio.

En orden a atender la consulta formulada es necesario realizar algunas consideraciones previas.

Aspecto Legal:

Art. 422. “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Si no fuere convocada la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de Abril, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión”.

Consideraciones:

1- En primer término, conviene tener en cuenta que el Consejo de Estado en fallo de fecha septiembre 12 de 1973, consideró:

“…Los estatutos no pueden señalar para la reunión ordinaria de la asamblea una fecha posterior al primer día hábil del mes de abril…, pues si tal sucede se haría con ostensible quebranto del Artículo 422 del C. de Co., en cuanto ordena que “las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán en la fecha señalada con posterioridad al primer día hábil del mes de Abril y es esta misma fecha que la asamblea puede reunirse por derecho propio, conforme a lo previsto en el Inciso 2o. del artículo que se comenta, la consecuencia sería que no habría oportunidad ni posibilidad legal para que la asamblea se reúna por derecho propio, con desconocimiento flagrante del precepto que ordena la reunión de la asamblea por lo menos una vez al año. De esto se concluye que aplicando una sana hermenéutica, la facultad de señalar en los estatutos la fecha para la reunión ordinaria puede expresarse válidamente, en tanto se fija una fecha anterior al primer día hábil del mes de abril, por ser la única forma de evitar las consecuencias ilegales que, de otra manera, pueden ocurrir”.

2- Ahora bien, partiendo de la base de que en los estatutos no se puede prever para la Asamblea General Ordinaria de Accionistas una fecha posterior a la señalada por la ley para la reunión ordinaria por derecho propio, por los motivos expresados por el Consejo de Estado; sin embargo, no puede la norma interpretarse con una automaticidad y un rigorismo tales, que aún en el supuesto de haber sido debidamente convocada y por determinadas circunstancias no haya podido llevarse a cabo pueda inferirse que se han violado los estatutos y por consiguiente la ley, y lo que es peor aún que se llegue a la conclusión de que al no celebrarse la Asamblea Ordinaria en la fecha precisa, indicada en los estatutos o en la ley, no lo pueden hacer sino en forma extraordinaria.

3- Sobre el tema que nos ocupa, se pronunció el Consejo de Estado en fallo del 13 de marzo de 1975, en los términos que se transcriben a continuación y que se explican por sí solos:

“Según el Artículo 422 del Código de Comercio las reuniones ordinarias de las asambleas deben efectuarse por lo menos una vez al año en la fecha que señalen los estatutos y a falta de ella dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. El artículo añade que si no fuere convocada la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril. En el presente caso la asamblea fue convocada y lo fue durante el mes de marzo aunque se reunió en abril no por negligencia de los administradores sino por exigencia de la Superintendencia Bancaria motivada por respetable interpretación acerca de lo que son días hábiles en el despacho de los bancos. Los administradores aunque no compartieron la opinión del Superintendente la aceptaron. Ciertamente que el Artículo 17 de los estatutos indica que la asamblea es ordinaria cuando se celebra en el mes de marzo pero puede haber circunstancias de hecho que significan  fuerza mayor que obliguen a la reunión en el mes siguiente sin que por ello pierda su calidad de ordinaria, calidad que se caracteriza por el objeto de la reunión que es según el mismo código el de examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a  asegurar el cumplimiento del objeto social”.

Conclusión:

Lo anteriormente expuesto, nos permite concluir la viabilidad de efectuar la Asamblea Ordinaria de Accionistas, con posterioridad al primer día hábil del mes de abril, siempre y cuando, habiendo sido debidamente convocada para ser celebrada en tiempo, circunstancias especiales hayan impedido su realización dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del ejercicio, haciéndose necesaria su ejecución en época posterior, previo el análisis de tales circunstancias.

Acta de la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Asociados

Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria, modificada por la Circular Externa 004 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia

[2–0132] CAPI IX. NUM. 2. SUBNUM 2.6. Acta de la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Asociados.

2.6. Acta de la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Asociados: De acuerdo con el artículo 432 del C.Co. el revisor fiscal de la entidad debe remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia de Colombia,  dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión, copia autorizada del acta de asamblea general de accionistas o asociados. De acuerdo con lo señalado en el artículo 189 del C.Co., dicha copia debe estar firmada por el secretario o un representante legal de la entidad.